Ühe kolimise lugu ehk ligi 200 postkasti ja uus domeeninimi

E-post on ettevõtete ja asutuste igapäevatöös üks olulisemaid tööriistu: selle kaudu liiguvad päringud, lepingud, arved ja pakkumised ning postkastidesse talletub sageli ka suur osa organisatsiooni ajaloost. Ettevõtte kasvades suureneb nii postkastide arv kui ka kirjade maht, kuid see ei tähenda, et kunagi valitud teenusepakkujaga tuleks igaveseks seotuks jääda. Täna kirjutamegi sellest, kuidas me aitasime Eesti Keskkonnauuringute Keskusel kolida ligi 200 postkasti koos senise kirjavahetusega Zone’i ning võtta samal ajal kasutusele uue domeeninime e-posti tarbeks.

Ettevõte kasvab, e-post koos sellega

Aastatega võib väikesest ettevõttest saada sadade töötajatega organisatsioon, mille e-postikeskkonnas on sadu postkaste, mahukad kirjaarhiivid ja arvukalt suunamisi.

Algul lihtne ja mugav teenus võib ettevõtte kasvades muutuda raskesti hallatavaks, ebamugavaks või liiga kulukaks. Väikesed tüütused, millega kümnekesi toime tuldi, mõjutavad nüüd sadade inimeste tööd. Ühel hetkel võib tekkida vajadus ka suuremate postkastide järele.

Siis kerkib sageli küsimus: kas e-posti teenusepakkuja vahetamine pole mitte tohutult keeruline ettevõtmine?

Tegelikult ei pea olema.

E-posti teenusepakkuja vahetamine ei pea olema õudusunenägu

E-posti kolimine võib esmapilgul tunduda projektina, mida keegi ette võtta ei taha. Arvestada tuleb kümnete või sadade kasutajatega, nende postkastide sisu ja domeeni seadistustega. Kõige selle kõrval peab jätkuma igapäevatöö.

Kõige keerulisem ei ole tavaliselt uute postkastide loomine, vaid olemasoleva kirjavahetuse turvaline ja sujuv üleviimine.

Zone’is oleme selliseid kolimisi teinud ning teame, kui oluline on suure hulga postkastide puhul korralik eeltöö. Uued postkastid saab aegsasti ette valmistada ning kirjade üleviimise ja teenuse ümberlülitamise kavandada nii, et üleminek häiriks kasutajate tööd võimalikult vähe.

Teenusepakkuja vahetamine ei pea seega tähendama ettevõtte jaoks kuudepikkust käsitööd.

Aga mis saab siis, kui ettevõtte nimi muutub?

Mõnikord ei ajenda muutust senine e-posti teenus, vaid muutused ettevõttes endas.

Ettevõte ühineb teisega, muudab ärinime või läbib brändiuuenduse. Uue nimega võib kaasneda ka uus domeeninimi ja vajadus võtta kasutusele uued e-posti aadressid. Kas see tähendab, et nüüd tuleb kogu e-post nullist üles ehitada?

Õnneks mitte.

Domeenivahetus ei tähenda, et aastate jooksul kogunenud kirjavahetus tuleks maha jätta. Uued aadressid saab kasutusele võtta nii, et senised kirjad säilivad ja üleminek on töötajatele võimalikult sujuv.

Näiteks saab vanadele aadressidele saabuvad kirjad suunata uutesse postkastidesse. Nii jäävad töötajad kättesaadavaks ka seniste aadresside kaudu ning uutest aadressidest saab klientidele ja koostööpartneritele teada anda järk-järgult.

Mida suurem ettevõte, seda olulisem on planeerimine

Paari postkasti kolimine on enamasti üsna lihtne töö. Sadade või tuhandete postkastide puhul on aga vaja põhjalikumat plaani ja selget tööde järjekorda.

Enne kolimist tuleb läbi mõelda:

• mitu e-posti kontot on vaja üle tuua;
• kui suured on olemasolevad postkastid;
• millised aadressid on ühiskasutuses;
• kuidas korraldada üleminek vanalt domeenilt uuele;
• millal muuta e-posti liiklust suunavaid DNS-kirjeid;
• kuidas tagada, et kirjad jõuaksid kogu ülemineku vältel õigesse postkasti;
• mida peavad kasutajad oma e-posti rakendustes ümber seadistama.

Just detailide rohkus võib suure e-postikeskkonna kolimise esialgu keerulisena paista lasta. Kui vajalikud sammud, ajakava ja vastutus on aga paigas, saab ka mahukast kolimisest hallatav projekt.

Kuidas tõime Eesti Keskkonnauuringute Keskuse postkastid Zone’i

Eesti Keskkonnauuringute Keskus pöördus meie poole sooviga leida ligi 200 postkastile uus teenusepakkuja. Ühtlasi oli vaja vahetada e-posti domeeninime: keskuse veebilehe peadomeenina oli klab.ee asemel kasutusele võetud ekuk.ee ning sama muudatus tuli teha ka e-posti aadressides.

Keskus oli oma vajadused juba läbi mõelnud ja kaardistanud. Istusime ühise laua taha, vaatasime ootused üle ning tutvustasime Zone’i võimalusi.

Selgus, et meie e-posti teenus koos MinuZone’i halduspaneeli, Webmail.ee veebimeili, rämpspostifiltrite ja turvaseirega vastab keskuse vajadustele.

Töömaht oli suur, kuid lähteülesanne selge. Leppisime kokku tegevuskava ja asusime tööle.

• Valmistasime ette uued postkastid domeeninimega ekuk.ee.
• Saime vanade postkastide ligipääsuandmed krüpteeritud kujul.
• Tõime postkastide sisu ehk kokku üle poole terabaidi andmeid Zone’i serveritesse.
• Kontrollisime, et kogu sisu oleks üle tulnud, ning määrasime postkastidele uued paroolid.
• Muutsime domeeni DNS-kirjeid, et saabuvad kirjad jõuaksid Zone’i serveritesse, ning seadistasime kirjade suunamise vanadelt klab.ee aadressidelt uutele ekuk.ee aadressidele.
• Tegime viimase järelsünkroonimise, et üle tuua ka vahepeal saabunud ja saadetud kirjad.

Kokkuvõtteks

Ligi 200 postkasti kolimine koos domeenivahetusega ei sünni üleöö. Aega nõuavad nii vajalike ligipääsude ettevalmistamine, andmete üleviimine kui ka töötajate teavitamine ja e-posti rakenduste seadistamine.

Eesti Keskkonnauuringute Keskuse puhul aitasid kliendi selgelt kaardistatud vajadused ja ühiselt kokkulepitud tegevuskava jagada mahuka töö hallatavateks etappideks. Nii said ühe projekti käigus tehtud nii postkastide kolimine Zone’i kui ka uue domeeninime kasutuselevõtt.

Suur postkastide arv ja aastatega kogunenud kirjaarhiiv ei pea seega vajalikku muutust takistama. Oluline on kolimine hoolikalt ette valmistada ja koostöös läbi viia.