Zone klienditugi: Kuidas meie meeskond võtab vastu väljakutsed ja säilitab kvaliteedi?

Mina olen klienditoe juhataja Martin ning soovin Teile tutvustada, millega tegeleb Zone klienditugi.

Numbrid

Selleks, et Zone tänase klienditoe efektiivsusest ning töömahust mingitki perspektiivi saada, tõstan esile mõned numbrid:

• 49 000+ virtuaalserverit
• 141 000+ domeeni
• 1200+ VPS serverit
• 200+ privaatserverit
• 260 000+ e-posti kontot
• 50 000+ aktiivset veebimeili maili kasutajat

Klientide pöördumisi aastas:

• 57 000+ kirja (sellest 10,000 on tulnud Offline sõnumina Webchatist)
• 17 000+ telefonikõne (keskmine reageerimiskiirus 10 sekundit, kõne pikkus ca 4 min)
• 10 000+ live tšätti (keskmine vastuse aeg 1:30 min, kestvus ca 16 minutit)

Palju meid on ja kuidas me sellega hakkama saame?

Zone klienditoe tiimis on täna 13 inimest, kes pakuvad meie klientidele tuge eesti, inglise, vene ja soome keeles. Klienditugi haldab lisaks telefonidele, kirjadele ja webchatile ka veebipõhist abilehekülge help.zone.eu, kus on neljas keeles avaldatud üle 400 erineva artikli. Kindlasti ei saa mainimata jätta klienditoega tihedas koostöös olevat teise taseme tehnilist tuge ja raamatupidamist, kes moodustavad lisaks veel neljast inimesest koosneva lisaväe.

Siinkohal võiks muidugi selle kirjutise lõpetada ja nentida lihtsalt fakti, et Zones on kõige profimad klienditeenindajad, aga tegelikult kirjutan sellest veidi põhjalikumalt edasi.

Investeerime inimestesse

Meie poolt pakutavate toodete arv on suur, väga tehniline ja paljuski spetsiifiline just Zonele. Just sel põhjusel on eduka klienditeenindaja karjääri vundamendiks tavapärasest pikem ja põhjalikum ettevalmistusaeg. Uuel klienditeenindajal kulub reeglina kuni aasta, et oma efektiivsusega jõuda järele vanematele olijatele. See on vajalik aeg, mille jooksul investeerime põhjalikult uue inimese ettevalmistusse, toetame tema arengut ning just seetõttu kannab see alati ka vilja.

Kuna meie tööd mõjutab ja suunab suuresti statistika, siis hoiame sellel aktiivselt silma peal ning üritame mõelda vähemalt kaks aastat ette: kui numbrite trendid näitavad, et klienditoe töötajate koormus hakkab suurenema, siis otsime uue inimese oma tiimi pigem varem kui hilja.

Aastal 2024 tekitasime endale ka uue väljakutse – nimelt joondame klienditoe osakonna kvaliteedijuhtimise vastavalt ISO9001:2015 standardile. Ikka selleks, et meie klienditeeninduse kvaliteet oleks hoitud ka erinevatel turgudel. 

Investeerime tootesse ja protsessi

Meil on loomulikult hea meel, kui kliendibaas pidevalt kasvab, kuid samal ajal tekitab see meile ka pidevalt kasvava koormuse. Koormuse langemise taga on kindlasti kombinatsioon kolmest olulisest asjast:

1) Tõhus kasutajaliides ja läbimõeldud klienditeekonnad

Siinkohal otsene shout-out Zone arendusmeeskonnale, kes teeb läbimõeldud ja -testitud otsuseid! Kindlasti tahan suuresti tänada kõiki meie kliente, sest me päriselt kuulame teie arvamusi ja konstruktiivne tagasiside läheb alati arvesse! ? Sest mida vähem küsimusi tekib teenuste tellimisel või kasutamisel, seda parem kogemus see kliendile on ja sel põhjusel jääb klienditeenindusele rohkem aega tegeleda sisulisemate küsimustega.

2) Suurem rõhk koormust tekitavate probleemide lahendamisel

Meil on olemas praktiliselt reaalajas ülevaade sellest, milliste küsimustega meie klienditoe poole kõige sagedamini pöördutakse. See võimaldab investeerida meie käsutuses olevat aega kõige optimaalsemalt ja tegeleda näiteks nö low hanging fruit’side korjamisega – need on asjad, mis tekitavad ebaproportsionaalselt palju küsimusi, aga mis tegelikult on kergesti lahendatavad. Mõnikord piisab näiteks kasvõi ühe sõna asendamisest kasutajaliideses või kirjade sisse otselingi lisamisest ja klientide päringud „põletava” teema kohta kaovad.

3) Pidevalt uuenev avalik abikeskkond

Zone avaliku abilehekülje help.zone.eu haldamine on kõikide meie klienditoe liikmete tööülesanne. See tähendab, et enimlevinud artiklid uuenevad pidevalt ja ilmnenud vigade puhul jõuavad parandused üles minutitega. Samuti on võimalik klienditoel kirjutada uusi artikleid valmis nii kiiresti kui sõrmed trükkida jõuavad, nii et üleöö tekkinud populaarsed küsimused saaksid alati HelpZones lahendatud.

Õiged tööriistad

Nii palju, kui mina ajaloost mäletan, siis on Zones alati olnud kasutusel klientide päringute töötlemiseks mingitsorti haldustööriist – olgu see siis kas meie endi arendatud või väljast sisse ostetud. Ilma nii öelda shared inbox lahenduseta ei ole võimalik mitme inimesega tööd teha, eriti arvestades klientide kasvavaid ootuseid meie klienditoele.

2021. aasta lõpus võttis meie klienditugi ette esmapilgul väga hirmutavana tunduva teekonna: vahetada välja kõik (ehk mitte ainult üks vaid 100%!) klienditoe kanalite haldamise tööriistad. Nimelt otsustasime üle minna Zendesk Suite platvormile ning tänu sellele on meil nüüd kasutusel täiesti päris ehtne omnichannel kliendihaldustarkvara. See tähendab, et klienditeenindaja näeb ühes aknas kõiki klienditoe kanaleid: telefoni, kirju, live webchati, Facebooki, Twitterit ja mida iganes kanalit veel, mida me soovime tulevikus oma kasutajatele pakkuda.

Omnichannel lahenduse suurimaks eeliseks on see, et me näeme alati kliendi ajalugu. Kõnele vastates on silmapilkselt võimalik üles leida klienti puudutavad andmed või nende andmete puudumine, mis tähendab, et tegemist on uue kliendiga :). Samuti on tänu sellele ära kadunud pidev tööjaama akende vahel klõpsimine, mis vähendab olulisel määral potentsiaalseid vigu ning hoiab kokku aega. Zendeskile kolimise ja haldamise teenuse koos litsentsidega tellisime läbi Datafoxi, kelle abita poleks see projekt ilmselt mitte kuhugi jõudnud.

Jah, Zendeski saab ka täitsa ise otse tootja käest tellida & osta, kuid Datafox omab Eestis juba viie aasta pikkust kogemust Zendeski toodete ja nende erinevate integratsioonidega, tänu millele suudavad nad pakkuda ääretult profesionaalset teenust. Nii on võimalik potentsiaalselt kokku hoida kümneid või isegi sadu tunde, mis kuluvad erinevate vigade otsimisele või suhtlemisele Zendeskiga.

Kokkuvõtteks

Võib julgelt öelda, et meie klienditugi on aastatega karastunud väga tõhusalt toimivaks organismiks Zone ökosüsteemis ning me tuleme toime mistahes väljakutsetega, mis meie teenuste kasutamist puudutavad. Areng kui protsess on aga pidev ning selle käigus õpime ja uueneme pidevalt ka meie. Tunnistan, et vahel harva tuleb meilgi ette komistamisi, kuid tänu nendele ja suures osas ka teie tagasisidele, kallid kliendid, saame tänuväärseid ja hindamatuid õppetunde, mis aitavad meil nii kliendi teenindamise protsessi kui ka kogemust veelgi paremaks lihvida.